Door: Siebren Elgersma
In mijn werkzaamheden in de kapitaalintensieve goederen industrie heb ik veel te maken met planners die bestelsignalen van ERP-systemen/planningspakketten beoordelen en doe ik dat zelf met grote regelmaat. Wat mij opvalt, is dat mijn collega-planners veel van deze bestelsignalen wijzigen. Voor een slow-mover kan ik een wijziging begrijpen; het voorspellen van dit verbruik is immers een statistische uitdaging. Maar zijn de overige wijzigingen wel allemaal noodzakelijk? En is het soms niet beter om van deze signalen af te blijven?

Welke bestelsignalen wel wijzigen en welke niet 
Het belangrijkste criterium of een bestelsignaal moet worden beoordeeld, is of het artikel een fast-mover of een slow-mover is. ERP-systemen/planningspakketten kunnen door de voorspelbaarheid van fast-movers de bestelsignalen voor deze artikelen goed berekenen. Slow-movers daarentegen zijn minder goed te voorspellen, wat leidt tot minder steekhoudende bestelsignalen. Daarbij komt nog eens dat de risico’s bij het rechtstreeks overnemen van een bestelsignaal voor een fast-mover over het algemeen lager zijn. Een paar artikelen meer of minder heeft nauwelijks impact op de voorraadbeschikbaarheid. Bij slow-movers is het juist het omgekeerde. Een ander aspect dat risico’s met zich mee brengt bij het rechtstreeks overnemen van bestelsignalen, is de prijs van een artikel. Te veel dure artikelen op de plank heeft veel meer gevolgen op de voorraadwaarde dan een paar goedkope artikelen.

“Samenvattend kunnen we zeggen dat de risico’s voor dure slow-movers het grootst zijn en een wijziging daardoor ook op zijn plaats kan zijn. Echter voor goedkope fast-movers zijn er nauwelijks risico’s en daardoor zijn wijzigingen in principe niet nodig. Maar waarom neem ik dan waar dat bestelsignalen voor goedkope fast-movers toch veel gewijzigd worden?”

De redenen van wijzigingen op goedkope fast-movers
Eén van de redenen van dit gedrag is dat de kwaliteit van een bestelsignaal niet hoog genoeg is naar de mening van de planners. Dit kan komen doordat op tactisch niveau de voorraadparameters niet goed zijn ingesteld of dat belangrijke gegevens zoals een minimale bestelgrootte ontbreken in het ERP-systeem/planningspakket. Het goed inrichten van het ERP-systeem/planningspakket moet de noodzaak van wijzigingen op bestelsignalen veelal wegnemen, zeker van goedkope fast-movers. Maar zelfs al zijn de systemen goed ingericht, dan worden deze signalen alsnog met regelmaat gewijzigd.

Een andere reden kan zijn dat planners vaak het idee hebben, terecht of onterecht, dat ze meer weten dan het ERP-systeem/planningspakket en door iets te wijzigen waarde kunnen toevoegen. Maar zoals eerder gezegd, zijn de risico’s van het rechtstreeks overnemen van bestelsignalen van goedkope fast-movers laag evenals de te bereiken winst in voorraadbeschikbaarheid, waardoor ze niet gewijzigd hoeven worden. Ondanks dat de planners het goed bedoelen, besteden ze tijd aan signalen waar ze weinig tot geen waarde aan kunnen toevoegen. De vervolgvraag is dan: hoe kunnen deze wijzigingen worden voorkomen?

De maatregelen
Ik ben ervan overtuigd dat de meeste bestelsignalen van goedkope fast-movers niet meer aan de planner getoond moeten worden en deze signalen automatisch kunnen worden doorgezet. Hiervoor dient het ERP-systeem/planningspakket aan een paar eisen te voldoen:

Het systeem moet de bestelsignalen kunnen filteren of ze geschikt zijn om automatisch doorgezet te worden.
Het systeem moet gevuld zijn met de juiste data (zoals minimale bestelhoeveelheden). Dit lijkt een open deur, maar helaas leert de ervaring dat dit vaak niet op orde is.
De voorraadparameters zijn goed ingesteld zodat de kans op niet steekhoudende bestelsignalen kleiner wordt.
Hoe kunnen we dit realiseren? Om hier een antwoord op te kunnen geven startte Gordian, in samenwerking met het TKI-Logistiek, Universiteit Twente en negen bedrijven, het innovatieproject Ultimate Spare-Parts Planning. Dit project richt zich op zowel de achtergrond van de wijzigingen als het automatisch doorzetten van de regels.

Een dergelijke verwachte werklastreductie kan managers doen besluiten om het aantal planners te reduceren. Het is echter mijn overtuiging dat de vrijgekomen capaciteit beter kan worden besteed aan het verbeteren van de afstemming met de klant en met interne en externe leveranciers voor de dure slow-moving items. Met andere woorden: reduceer de capaciteit voor het aanvullen van goedkope fast-moving voorraden en steek meer tijd in het optimaliseren van de supply chain van de dure slow-movers.

Is een dergelijke ontwikkeling in uw praktijk voor te stellen?
Wat houdt u nog tegen om deze transitie te maken?