Onderzoek van Geertjes (“A first step towards fully automated spare parts planning systems”-2014) toonde aan dat een groot gedeelte van de wijzigingen op besteladviezen (door planners) nauwelijks toegevoegde waarde heeft in termen van beschikbaarheid of voorraadkostenreductie. Dit vormde de aanleiding om te onderzoeken of een deel van de besteladviezen automatisch kan worden beoordeeld en geautomatiseerd kan worden doorgezet naar de leveranciers. Dit met als doel om planners zich maximaal te laten richten op het beoordelen van besteladviezen met een groot effect op beschikbaarheid en/of voorraadkosten.

Het project realiseerde de doelstelling om 50% van alle besteladviezen zonder menselijke beoordeling om te zetten in een inkooporder. Randvoorwaardelijk is wel dat het bedrijf een zekere mate van maturity heeft bereikt in het plannen van spare parts.

De onderzoeksaanpak van dit project kende 3 fasen:
1. Initiatie, vaststellen van het te automatiseren potentieel en niveau van planning van de deelnemer
2. Vergroten van het potentieel, interventies bedenken en doorvoeren die het te automatiseren potentieel vergroten
3. Opstellen van AOA (Automatic Order Assessment) regels: generieke en bedrijfsspecifieke regels die vaststellen welke besteladviezen geautomatiseerd kunnen worden

De observaties in fase 1 lieten zien dat de planningsbasis bij de meeste deelnemende bedrijven beperkt op orde is. Zo hebben 5 van de 8 deelnemers geen duidelijke voorraadstrategie en de stamgegevens niet goed op orde.

In de tweede fase ondervonden we dat er relatief veel wijzigingen plaatsvinden (50%-70%) vooral bij de bedrijven die de planningsbasis beperkt op orde hebben. We concludeerden dat er een aantal belangrijke generieke verklaringen zijn voor het wijzigen van besteladviezen:
1. Onjuiste stamgegevens
2. Verkeerde planningsparameters
3. Procesinrichting oorzaken
4. IT beperkingen
Een gedeelte van de wijzigingsoorzaken bleek niet met snelle interventies op te lossen en te verbeteren, vooral wanneer de oorzaken liggen in de procesinrichting en IT beperkingen. Toch is het gelukt om het AOA potentieel te verhogen in fase 2, door planningsparameters te verbeteren en beter gebruik te maken van de beschikbare IT functionaliteiten.

De derde fase focuste zich op het opstellen en toetsen van de AOA regels waarmee een onderscheid wordt gemaakt tussen de besteladviezen die we automatiseren en adviezen die we handmatig beoordelen. Deze fase toonde ook aan dat de deelnemers met een goede planningsbasis (voorraadstrategie en juiste stamgegevens) meer dan 50% van de besteladviezen kunnen automatiseren. Tevens hebben we ook de generieke AOA regels getest en geïmplementeerd in de door ons ontwikkelde planningsoplossing, de SPM Studio.
Een belangrijke algemene conclusie is dat bedrijven met een beperkte planningsbasis niet klaar zijn voor de stap naar het automatisch beoordelen van besteladviezen. Ter ondersteuning voor deze bedrijven ontwikkelde we een roadmap naar USP met verschillende niveaus van volwassenheid van de planningsorganisatie. Bedrijven kunnen zichzelf plaatsen op deze roadmap en op die manier de richting en volgende stappen bepalen om toe te werken richting Ultimate Spare parts Planning.

“We concludeerden gezamenlijk dat er nog relatief veel deelnemers worstelen met de planningsbasis en de kwaliteit van masterdata.”

We concludeerden gezamenlijk dat er nog relatief veel deelnemers worstelen met de planningsbasis en de kwaliteit van masterdata. Om al een gedeelte hiervan aan te pakken besloten we om in een aanvullend onderzoek de inefficiënties rondom artikelcoderingsmanagement te verkennen waarin we de maritieme industrie als pilot namen.

We hielden interviews met gebruikersorganisaties, asset owners, OEM’s en leveranciers, ontwikkelden een proces voor assortimentsmanagement, introduceerden verschillende mogelijke niveaus van standaardisatie, ontwierpen een strategie om te komen tot een maritieme standaard en polsten de interesse in een vervolgproject. Ter afsluiting presenteerden we de bevindingen van het verkennend onderzoek in een workshop. In hoofdlijnen blijkt de afwezigheid van een artikelcoderingsstandaard in de maritieme sector gepaard te gaan met lange doorlooptijden, voorraadvervuiling en een tijdrovend proces in de verwerking van mutaties. De betrokken organisaties reageerden overwegend positief op het idee om de codering van artikelen te standaardiseren. Alhoewel de toeleverende industrie hierin ook bedreigingen ziet, wordt dit initiatief toch in de breedte gesteund.

• Om tot een gedragen standaard te komen dient het zwaartepunt van de industrie achter de scope te staan met commitment vanuit het topmanagement. Als vervolgstappen definieerden we daarom:
• Opstellen Plan van Aanpak en samenstellen breed consortium van OEM’s en Asset Owners
• Maken van een keuze voor classificatiesysteem en codificatiestandaard.
• Betrekken classificatie en codificatiebureaus
• Vaststellen pilot artikelen en leveranciers
• Studie naar impact op huidige processen systemen
• Uitvoeren experimenten op pilot artikelen
• Uitrol naar overige assortimenten
• Uitdragen van het initiatief, nationaal en internationaal

Uit het USP project komt mogelijk ook een vervolgonderzoek. Een AIO aan de Technische Universiteit Eindhoven gaat in zijn onderzoek verder in op het gedrag van planners. Bedrijven kunnen vanaf heden kiezen voor toepassing van AOA en zorgdragen dat de materiaalplanners hun energie op die beslissingen kunnen richten die van meer toegevoegde waarde zijn voor de organisatie.